5. ZMIANY W ZAKRESIE FAKTUROWANIA

Większość zmian wprowadzonych do z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) dotyczących fakturowania są to zmiany upraszczające i podawanie danych dotychczasowych jest również prawidłowe

  1. Od dnia 1 stycznia 2013 r. faktury mogą wystawiać również zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni ( ale mogą tak jak dotychczas wystawiać również rachunki)
  2. Zlikwidowano obowiązek nazywania faktury „Faktura VAT”, obecnie faktura może nazywać się „Faktura”;
  3. Nie ma obowiązku umieszczania na fakturach oznaczeń: faktura VAT-marża, faktura VAT-MP, ale do tych rozliczeń będą musiały pojawić się następujące oznaczenia:
  • „metoda kasowa” - dla podatników rozliczających podatek VAT według tej metody
  • „procedura marży dla biur podróży” - dla podatników będących biurami podróży i rozliczającymi się na zasadzie marży
  • „procedura marży-towary używane” - dla podatników sprzedających towary używane
  • „procedura marży-dzieła sztuki” – dla podatników sprzedających dzieła sztuki
  • „procedura marży-przedmioty kolekcjonerskie i antyki- dla podatników sprzedających przedmioty kolekcjonerskie i antyki
  • „odwrotne obciążenie”- przy sprzedaży, gdzie podatek VAT rozlicza nabywca (np. usługi do UE, sprzedaż złomu)
  • „samofakturowanie”- gdy fakturę wystawia jej nabywca
  1. W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni podawać imię i nazwisko, a oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy
  2. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (Sp. z o. o., S.A., spółki cywilne, komandytowe, itd.) powinni umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Można jednocześnie wskazać nazwę pełną i skróconą.
  3. Na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT; w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jeżeli osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności  (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Można podawać obydwa adresy.
  4. Wprowadzono możliwość wystawiania faktur uproszczonych, jeżeli kwota transakcji wynosi do 450 zł (lub 100 euro), z takiej faktury nabywca może odliczyć VAT; faktura uproszczona zawiera dane podobne do paragonu fiskalnego ( dane identyfikacyjne sprzedawcy, dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług, należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia), a także NIP nabywcy (czego nie ma w paragonie fiskalnym); faktury uproszczonej nie można wystawić do sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, WDT)
  5. Przypominamy również, że od 2011 roku na fakturze nie ma obowiązku wpisywania oznaczeń "Oryginał" i "Kopia"
  6. Terminy wystawiania faktur:
  • tak jak dotychczas fakturę wystawia się w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru  lub wykonania usługi
  • w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym – 7 dni od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży
  • wprowadzono możliwość wystawiania zbiorczych faktur, dokumentujących transakcje dokonane w trakcie miesiąca kalendarzowego nie chodzi tu o sprzedaż ciągłą, ale o sprzedaż różnego rodzaju-towarów i usług dokonywaną w obrębie jednego miesiąca); faktura musi być wystawiona najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca, w którym miały miejsce dostawy towarów lub były świadczone usługi
  • wystawienie faktury w Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów jest możliwe aż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym odpowiednio: wydano lub przemieszczono towar bądź wykonano usługę
  1. Faktury na zaliczki tak jak dotychczas wystawia się w ciągu 7 dni od wpływu całości lub części należności ( obowiązek podatkowy powstaje w dniu wpływu zaliczki bez względu na termin wystawienia faktury),  od 1 stycznia 2013 brak obowiązku wystawiania faktur na zaliczki w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów ( zlikwidowano jednocześnie obowiązek jej opodatkowania)
  2. W fakturze korygującej zrezygnowano z konieczności umieszczania kwot błędnie wykazanych, można jednak nadal, jak dotychczas podawać kwoty podane w omyłkowej wysokości w zestawieniu z kwotami w wysokości prawidłowej

Żeby zmniejszyć podatek VAT z faktury korygującej należy nadal posiadać potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę; nie musi być to podpisana faktura, wystarczy na przykład tzw. "zwrotka", czyli zwrotne potwierdzenie odbioru listu, od 1 stycznia 2014 będzie można zmniejszyć podstawę opodatkowania nawet, kiedy nie będzie się w posiadaniu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kupującego, ale tylko po spełnieniu dwóch warunków:

  • pozyskanie potwierdzenia nie będzie możliwe mimo udokumentowanego wysiłku doręczenia korekty faktury,
  • z posiadanej dokumentacji będzie wynikać, że kupujący jest świadom, iż transakcja zakupu została zrealizowana na warunkach określonych w fakturze korygującej, a nie w pierwotnej.
  1. Rezygnacja z obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej; przepis wymaga jedynie akceptacji noty przez wystawcę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron
  2. Faktury elektroniczne:
  • faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (np. e-mail z fakturą w formacie PDF, może też być przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczna wymiana danych)
  • powyższe warunki (autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury)można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych (ustalenie wiarygodnej ścieżki pomiędzy fakturą a dostawą towar, czy świadczeniem usług, np. od zamówienia, przyjęcie towaru, zapłata)
  • faktury winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, żeby można je było łatwo odszukać i udostępnić niezwłocznie organowi podatkowemu ( również może być na płycie CD)
  • likwidacja obowiązku wyrażania formalnej zgody (w formie pisemnej lub elektronicznej) na przesyłanie faktur elektronicznych, decyduje umowa stron
  1. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych, albo przez podatnika zwolnionego na fakturze nie ma obowiązku umieszczania symbolu PKWIU, na podstawie którego zwolnienie jest stosowane, trzeba wpisywać przepis ustawy, rozporządzenia, dyrektywy lub inne podstawy prawnej